Artikel 1 – Definities en Toepassingsgebied
1.1. WAVRE INDOOR KARTING, afgekort WIK, verwijst naar GDM Organisation SRL – BE 0635.946.747, met maatschappelijke zetel te 117 boulevard de l’Europe 1300 Wavre.
1.2. De Klant verwijst naar het bedrijf dat een bestelling heeft geplaatst bij WAVRE INDOOR KARTING voor een prestatie die beschreven staat in de offerte.
1.3. WIK en de Klant zijn verbonden door de bestelling die op de duidelijkste wijze tussen beide partijen is gedefinieerd in de offerte. De prestaties die door WAVRE INDOOR KARTING worden geleverd, zijn die welke expliciet beschreven staan in de offerte die bevestigd is door de ontvangst van het voorschot.
1.4. Door zijn bestelling erkent de Klant kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene verkoopsvoorwaarden. Elke bestelling houdt de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze voorwaarden in, met uitzondering van andere schriftelijke documenten tussen de Klant en WAVRE INDOOR KARTING.
1.5. Het evenement verwijst naar het moment waarop de bestelling aan de Klant wordt geleverd.
Artikel 2 – Offerte
2.1 De offerte is een document voorafgaand aan de bestelling, waarin de aangeboden diensten met hun prijs worden gedetailleerd. De offerte bevat alle diensten die tussen de Klant en WAVRE INDOOR KARTING zijn besproken. Deze diensten worden op de duidelijkste manier tussen beide partijen gedefinieerd.
2.2 De offerte is geldig voor een periode van 30 kalenderdagen vanaf de datum van uitgifte. De Klant wordt uitgenodigd om zijn reservering te bevestigen binnen de geldigheidsperiode die op de offerte staat aangegeven. De tarieven die op de offerte staan vermeld, zijn geldig tot de uiterste datum van de optie. Na deze datum kunnen ze worden aangepast op basis van de economische omstandigheden. Het wordt ook herhaald dat de prijzen kunnen worden aangepast in geval van wetgevende en/of regelgevende wijzigingen die prijswijzigingen kunnen veroorzaken, zoals bijvoorbeeld wijziging van het btw-tarief, de invoering van nieuwe belastingen, …
Artikel 3 – Voorschot
3.1 Om de bestelling te bevestigen, geeft de Klant zijn akkoord binnen de geldigheidsperiode van de offerte. WAVRE INDOOR KARTING stuurt een proforma voorschotfactuur die 50% van het totale bedrag inclusief btw van de prestatie, zoals gedetailleerd in de offerte, vertegenwoordigt. Dit kan worden verhoogd tot 100% afhankelijk van de exploitatiebehoeften en uitzonderlijke voorwaarden.
3.2 Tenzij anders vermeld in het contract, moet de voorschotfactuur uiterlijk 7 kalenderdagen voor de datum van het evenement worden betaald. Bij uitblijven van betaling van het voorschot binnen de gestelde termijn, kan WIK de bestelling niet bevestigen en garandeert het geen beschikbaarheid, zonder enige verplichting tot schadevergoeding aan de Klant. De bestelling wordt als definitief beschouwd bij ontvangst van de volledige betaling van het voorschot zoals vereist door WAVRE INDOOR KARTING.
3.3 De betaling van het voorschot moet worden gedaan op rekening BE41 7360 4504 1410 met de naam van het document aan de rechterbovenkant. Alleen bankoverschrijvingen worden geaccepteerd voor de betaling van voorschotten. De bankkosten voor de betaling van de facturen zijn voor rekening van de Klant. Het wordt ook herhaald dat de btw die op de voorschotfactuur wordt vermeld, enkel informatief is.
Artikel 4 – Wijziging(en)
4.1 De huidige algemene voorwaarden annuleren en vervangen alle eerdere correspondentie tussen de partijen. Alle wijzigingen die na de bevestiging van de offerte door de ontvangst van het bijbehorende voorschot worden aangebracht, moeten schriftelijk worden goedgekeurd en gedateerd door beide partijen. Het is aan WIK om de ontvangst van het verzoek te bevestigen, te beoordelen of zij geheel of gedeeltelijk kan reageren, en een schriftelijke bevestiging te sturen.
4.2 Wijzigingsverzoeken omvatten onder andere de wijziging van de datum, de wijziging van het uur, het aantal personen, een wijziging van het aantal of het type menu,…
4.3 WAVRE INDOOR KARTING accepteert wijzigingsverzoeken zonder kosten tot 15 kalenderdagen voor het evenement, op voorwaarde dat de goedkeuring schriftelijk wordt gegeven. Tussen 7 kalenderdagen en de datum van het evenement is wijziging niet mogelijk voor de cateraar. Wijzigingen zullen echter worden toegestaan voor de activiteiten (behalve externe partners) en de dranken tot maximaal 15% van het totale bedrag inclusief btw van de bevestigde offerte.
4.4 No-show, gedefinieerd als de niet-geannuleerde bestellingen, zullen volledig aan de klant worden gefactureerd.
Artikel 5 – Eindfactuur
5.1 Na het evenement ontvangt de klant een eindfactuur. De facturering wordt opgesteld op basis van de goedgekeurde offerte, met inachtneming van eventuele wijzigingen volgens artikel 4. Het ontvangen voorschotbedrag wordt van de eindfactuur afgetrokken.
5.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt de betaling voor de diensten die niet in de offerte zijn opgenomen, rechtstreeks door de betrokken deelnemers geregeld. Betaling moet rechtstreeks per creditcard worden gedaan. Indien de deelnemers de gevorderde diensten niet betalen, verbindt de klant zich ertoe de factuur uiterlijk 10 kalenderdagen na de factuurdatum te betalen.
5.3 De betaling van de factuur moet worden uitgevoerd op de rekening BE41 7360 4504 1410, met het factuurnummer als referentie. Betalingen voor facturen en voorschotten dienen uitsluitend via bankoverschrijving te worden verricht. De bankkosten die verband houden met de betaling van de facturen zijn voor rekening van de klant.
5.4 Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, worden de saldofacturen door WIK opgesteld en dienen deze uiterlijk 30 kalenderdagen na de factuurdatum te worden betaald.
Bij uitblijven van betaling van de facturen, zal een forfaitaire schadevergoeding van 15% van de verschuldigde bedragen worden gevraagd in geval van incasso, met een minimum van honderd (100) euro per factuur. Hierbij wordt herinnerd dat vooruitbetaalde bedragen geen rente opleveren.
5.5 Alle geschillen en klachten kunnen alleen in overweging worden genomen indien ze schriftelijk worden ingediend bij WIK binnen een termijn van maximaal 7 kalenderdagen na ontvangst van de eindfactuur. In geval van betwisting of onenigheid over een deel van de factuur, verplicht de klant zich om het niet-betwiste gedeelte zonder vertraging te betalen.
Artikel 6 – Annulering en Terugbetaling
6.1 Als de klant zijn bestelling volledig annuleert meer dan 15 kalenderdagen vóór de datum van het evenement, krijgt de klant een volledige terugbetaling van het vereiste voorschot zoals beschreven in artikel 3. De terugbetaling wordt uitgevoerd via bankoverschrijving naar de rekening van waaruit het voorschot is betaald.
6.2 Als de klant zijn bestelling volledig annuleert tussen de 14 en 7 kalenderdagen (inclusief) vóór de datum van het evenement, krijgt de klant een volledige terugbetaling van het voorschot zoals beschreven in artikel 3. De terugbetaling wordt uitgevoerd naar de virtuele portemonnee van het bedrijf.
6.3 Als de klant zijn bestelling volledig annuleert minder dan 6 kalenderdagen vóór de datum van het evenement, wordt het voorschot definitief verloren. Er vindt geen terugbetaling plaats.
Artikel 7 – Maaltijden en Drank
7.1 Het wordt herinnerd dat de klant geen eten mag meebrengen naar het evenement, hetzij gedeeltelijk of volledig, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van WIK. Als de klant zijn eigen drankjes wenst mee te brengen, wordt een kurkgeld in rekening gebracht, dat per geopende fles wordt gefactureerd, met voorafgaande schriftelijke toestemming van WIK.
7.2 Bij de bevestiging van zijn bestelling moet de klant zijn keuze van het menu en eventuele dieetbeperkingen bevestigen. Bij gebrek aan antwoord van de klant behoudt WIK zich het recht voor om een keuze op te leggen.
7.3 In het geval dat de klant na afloop van het evenement een deel van het niet-geconsumeerde voedsel wenst mee te nemen, is hij volledig verantwoordelijk, zonder mogelijkheid tot terugvordering tegen WIK.
7.4 Niet-geconsumeerde maaltijden en dranken binnen een pakket kunnen niet leiden tot een vermindering van de prijs.
Artikel 8 – Externe Dienstverleners en Materiaal
8.1 De klant wordt verzocht om vooraf schriftelijk WIK te informeren over de mogelijke aanwezigheid van externe dienstverleners en is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde vergunningen (waaronder SABAM in het geval van muzikale evenementen). WIK behoudt zich het recht voor om de aanwezigheid van externe dienstverleners en de verspreiding van foto’s/video’s die binnen het gebouw zijn genomen goed te keuren.
8.2 Indien de klant tijdens een evenement één of meerdere stands wil opzetten of decoraties wil aanbrengen, moet de klant vooraf schriftelijk aan WIK aangeven wat de aard en omvang zijn van de opstelling van de stands of het decoratieproject. Bij gebrek aan akkoord, behoudt WIK zich het recht voor om de opstelling van de stands en het aanbrengen van decoraties tijdens het evenement te verbieden of te verhinderen.
8.3 De klant zorgt voor de installatie en verwijdering van materialen en apparatuur zodat de lokalen in perfecte staat worden achtergelaten. Eventuele schade aan de ter beschikking gestelde lokalen is voor rekening van de klant, tenzij vóór de overname van de lokalen een inventaris van beschadigde of defecte plekken is opgesteld.
Artikel 9 – Logo en handelsmerk
9.1 De Klant onthoudt zich van het gebruik van de naam van het bedrijf of de WIK, het logo of het handelsmerk, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de WIK.
Artikel 10 – Respect voor de regels van de instelling
10.1 Het WIK behoudt zich het recht voor de toegang te weigeren aan iedere persoon die mogelijk schade zou kunnen toebrengen aan de instelling of haar imago.
10.2 De Klant verbindt zich ertoe om ervoor te zorgen dat de deelnemers en hun gasten alle richtlijnen en regels van het WIK naleven. De klant zal ervoor zorgen dat de deelnemers de werking van het WIK niet verstoren en geen fysieke of morele schade toebrengen aan de aanwezigen.
10.3 Indien één of meerdere deelnemers de goede werking van het WIK belemmeren, schade toebrengen aan de reputatie of de veiligheid van het WIK, het verblijf van andere leden verstoren, dronken zijn of vandalisme plegen, behoudt het WIK zich het recht voor het contract te beëindigen en/of de betreffende deelnemer(s), of zelfs de hele groep, te verzoeken het WIK te verlaten, zonder dat er enige schadevergoeding verschuldigd is. Het nemen van dergelijke maatregelen door het WIK om de veiligheid van goederen en personen te waarborgen, ontslaat de Klant niet van de betaling van de uiteindelijke factuur voor de geleverde diensten.
Artikel 11 – Overmacht
11.1 De verplichtingen in deze overeenkomst zijn niet van toepassing of worden opgeschort indien hun uitvoering onmogelijk is geworden door een geval van overmacht, zoals onder andere: een overheidsmaatregel, vijandelijkheden, oorlog, natuurramp, brand, overstroming, pandemie (alleen in het geval van overheidsmaatregelen die het evenement verbieden). De partijen moeten al hun inspanningen leveren om de gevolgen van een niet-uitvoering van het contract veroorzaakt door een geval van overmacht te voorkomen of te verminderen: de partij die zich op overmacht wil beroepen, moet dit onmiddellijk aan de andere partij melden, anders kan zij zich niet van haar verantwoordelijkheid ontslaan.
11.2 In geval van overmacht zal de Klant volledig worden terugbetaald voor de betaalde aanbetaling.
Artikel 12 – Verzekering en Aansprakelijkheid
12.1 De Klant is verantwoordelijk voor de bewaking van de door hemzelf of de deelnemers meegebrachte goederen en materialen. De Klant moet zelf zorgen voor het afsluiten van een verzekering (schade – burgerlijke aansprakelijkheid) die hij noodzakelijk acht. De Klant wordt uitdrukkelijk aangeraden een specifieke verzekering af te sluiten in het geval van het gebruik van zware materialen of waardevolle goederen, aangezien de aansprakelijkheid van WIK niet kan worden ingeroepen in geval van beschadiging of diefstal van deze goederen.
12.2 De Klant is verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt door zijn tussenkomst, met name door zijn externe dienstverleners, de deelnemers en hun gasten, en verbindt zich ertoe de kosten voor het herstellen van de schade aan de ter beschikking gestelde ruimtes te dragen in geval van schade.
Article 13 – GDPR
Artikel 14 – Bevoegde Rechtbanken
14.1 Elk geschil tussen de partijen met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van het contract dat niet in der minne kan worden opgelost, zal worden voorgelegd aan de Franstalige handelsrechtbank van Brabant-Wallon.